Statuts

Statuts de l’ASBL

TITRE I : Dénomination, siège social, buts et activités

Art.1.  Le Cercle d’Histoire et d’Archéologie de Fontaine-l’Évêque (C.H.A.F.) est une association fondée le 24 novembre 2004 et dont le siège social est établi au 23, rue de l’ Ecluse à 6540 Lobbes, arrondissement judiciaire de Charleroi. Ce dernier peut être modifié à tous moments par décision du Conseil d’Administration.

Art.2. Les buts

1°) Rechercher, localiser, réunir et archiver tous les documents propres à la mémoire collective ayant rapport avec l’Histoire de l’entité de Fontaine-l’Évêque, à savoir les anciennes communes de Fontaine-l’Évêque, Forchies-la-Marche, Leernes et environs historiquement concernés.

2°) Collaborer à la promotion des musées locaux.

Les activités

3°) Attirer l’attention sur la sauvegarde des monuments et sites historiques, des objets anciens, de la toponymie et de tous les témoins du passé qui offriraient un intérêt patrimonial.

4°) Émettre sous forme de publications, expositions et/ou conférences le fruit des recherches du Cercle.

5°) Le C.H.A.F. s’interdit toute expression d’opinion avérée politique, religieuse ou philosophique.

Art.3. L’association est constituée pour une durée illimitée. Elle peut toutefois être dissoute par décision de l’Assemblée Générale délibérant conformément aux dispositions légales.

TITRE 2 : Conseil d’Administration, les membres, l’Assemblée Générale

Art.4. Composition administrative du C.H.A.F.

Le C.H.A.F. est géré par un Conseil d’Administration. Celui-ci se compose de membres effectifs et est soutenu par des membres adhérents.

1°) Conseil d’Administration (C.A.).

Il se compose du Président, de deux Vice-Présidents, du Trésorier, du Secrétaire, du Rédacteur en chef de la revue, du Webmaster et de l’Archiviste. Les postes de Vice-Présidents peuvent être des fonctions en cumul d’une autre responsabilité au sein du C.A.. Les mandataires seront élus par l’A.G. pour  quatre ans mais répartis en deux groupes :

a)     Le Président, un Vice-Président, le Rédacteur en chef, l’Archiviste.

b)    Un Vice-Président, le Secrétaire, le Trésorier, le Webmaster.

c)     Lors de la création de l’ASBL,  le groupe a) est élu pour quatre ans et le groupe b) pour deux ans.

Le C.A. se compose au maximum de 12 personnes parmi lesquelles se trouvent les postes détaillés ci-dessus.

Un membre du C.A. qui n’assisterait pas à un minimum de cinq réunions du Cercle durant l’année, sans justification valable, ne fera d’office plus partie du C.A. et sera considéré comme un membre adhérent.

2°) Membres effectifs.

Sont membres effectifs les personnes en ordre de cotisation pour l’année en cours et ayant émis, par écrit, leur désir d’être membre effectif. Toutefois, elles devront faire acte de présence à un minimum de cinq réunions du Cercle ou seront d’office considérées comme membres adhérents. Le nombre de membres effectifs ne peut être inférieur à trois.

3°) Membres adhérents.

Toute personne ayant payé sa cotisation ou abonnement à la revue du Cercle mais n’ayant pas mentionné le désir d’être membre effectif. Les personnes morales (Cercles d’Histoire, Bibliothèques, Musées, etc.), en ordre de cotisation ou en état d’échange de revue, seront d’office considérées comme membres adhérents.

4°) Membres d’Honneur.

L’Échevin de la Culture, sur son acceptation, est d’office Membre d’Honneur. Le titre de Membre d’Honneur peut être accordé, par vote de l’Assemblée Générale (A.G.), sur proposition du C.A., aux personnes qui, par leurs travaux ou par leurs compétences, ont contribué au progrès de la connaissance de l’Histoire ou de l’archéologie locale, ou qui ont rendu des services signalés au C.H.A.F. Ces personnes seront dispensées de cotisation mais recevront la revue du Cercle.

5°) Toute candidature comme membre effectif du C.H.A.F. doit être acceptée par le C.A..

Art.5. Les membres effectifs et adhérents sont libres de se retirer à tout moment de l’Association en adressant leur démission par écrit au C.A.. Celle-ci sera systématiquement acceptée.

Art. 6. Clauses de révocation d’un membre du C.H.A.F.

1°) Malgré une notification écrite du Trésorier, contresignée par le Président, ne pas s’être acquitté de la cotisation annuelle avant la date de l’A.G..

2°) Tout membre du C.A., effectif ou adhérent qui porterait atteinte à l’intégrité, la réputation ou l’honneur du C.H.A.F. ou à l’un de ses membres. Le C.A. se réserve le droit de le révoquer en urgence et portera la décision à l’A.G. suivante.

3°) Tout membre refusant les statuts approuvés par l’A.G..

Art.7. Un registre des membres effectifs est conservé au siège social et sera mis à  jour lorsqu’une modification s’avère nécessaire. La liste reprend pour chaque membre inscrit le nom, prénom, date de naissance, adresse, numéro de téléphone et/ou de GSM ainsi que l’adresse e-mail si toutefois la personne accepte de les donner.

Art.8. Le montant de la cotisation annuelle des membres est fixé par l’A.G. sans pouvoir être supérieur à vingt euros.

TITRE 3 : l’Assemblée Générale

Art.9. Assemblée Générale (A.G.). Cette A.G. ne détient pas tous les pouvoirs.

1°) L’A.G. se compose de TOUTES les personnes faisant partie du C.H.AF. (voir Art 4. Points 1°, 2°, 3°, 4° et 5°). Elle est présidée par le Président du C.A. et, en cas d’empêchement majeur de ce dernier, par un des Vice-Présidents désigné à cet effet ou par le membre le plus ancien du C.A..

2°) En général, les convocations pour l’A.G. seront annexées au Bulletin du C.H.A.F. et paraîtront sur le site internet (Blog) à l’adresse https://chaf6140.wordpress.com ou, en cas d’urgence, seront envoyées par missive ordinaire au moins quinze jours avant la date de la réunion. Les convocations, sous leur forme précitée, comprendront l’ordre du jour sur lequel, l’A.G. devra se prononcer.

3°) L’A.G. ordinaire aura lieu une fois par an. Une A.G. extraordinaire peut avoir lieu à la demande du C.A..

4°) L’A.G. sera reconnue comme valable pour la prise de décision si elle réunit au moins la moitié des Administrateurs et membres effectifs plus un, exception du point 6° ci-après.

5°) Seuls les membres du C.A. et les membres effectifs ont le droit de vote. Cependant, toutes les personnes physiques ou morales, reprises à l’Art.4 pourront émettre leur opinion ou présenter les propositions qu’elles jugent opportunes et adéquates.  Les membres effectifs ou du C.A. non disponibles en cette occasion, pourront envoyer une procuration nominative au Président, désignant un membre ayant les mêmes pouvoirs de vote. Un mandataire pourra disposer au maximum de trois procurations.

6°) Pour que l’A.G. puisse valablement modifier les statuts, il importe qu’elle réunisse d’abord au moins deux tiers de ses membres effectifs présents ou représentés.

7°) Les votes.

a)      En principe, les votes se feront « à main levée » sauf, dans le cas de votes touchant les personnes physiques (nomination à un poste du C.A., admission comme membre d’honneur, etc), le vote se fera « à bulletin secret ».

b)      Le principe du vote « bulletin secret » sera toutefois appliqué, avec l’accord du C.A. si un membre en manifeste le désir avant le vote du point proposé.

c)      Pour être reconnu comme valide, un vote devra réunir la majorité des résultats soit au minimum 51% des voix des électeurs présents ou représentés. Exception pour l’Art.9 point 6°.

d)     Si le quorum n’est pas atteint lors de la 1^ère A.G. statutaire, la seconde A.G. devra respecter un délai minimum de quinze jours avant de se réunir et de procéder au(x) vote(s). En cas d’égalité de voix, celle du Président ou de l’Administrateur qui le remplace sera prépondérante.

8°) Au cours de l’A.G., le budget devra être approuvé et les comptes signés par les deux vérificateurs désignés seront présentés pour approbation.

9°) Procès-Verbal (P.V.) de l’A.G. sera établi et publié lors de la prochaine édition du Bulletin qui suit cette A.G. et sur le site internet (Blog) à l’adresse https://chaf6140.wordpress.com

10°) Tous les P.V. des A.G. seront rassemblés dans un registre, accessible et consultable sur demande par tout membre du C.H.A.F.. Ces P.V. seront signés par le Secrétaire et contresignés par le Président.

TITRE 4 : Le Conseil d’Administration

Art. 10. Le Conseil d’Administration (C.A.)

1°) Rôle administratif voir Art.4 point 1°.

2°) Lors des élections, les Administrateurs qui en manifestent l’intention par écrit sont rééligibles. De même, toute candidature à un poste d’Administrateur doit faire l’objet d’une demande écrite et motivée.

3°) En cas de vacance survenue en cours de mandat (décès, démission, etc), les fonctions seront prises en charge par une autre personne du C.A. ou une A.G. extraordinaire sera convoquée d’urgence afin de procéder à l’élection d’un nouvel Administrateur en cette place et fonction.

4°) Le C.A. peut créer des commissions auxquelles il confie des tâches particulières comme l’étude de points précis (lieux géographiques, bâtiments, etc) ou la préparation d’événements (expositions, conférences, etc).

5°) Seul le C.A. est autorisé à représenter et à se servir du nom du C.H.A.F. et d’en faire mention dans les publications, actes, études, correspondances, etc. À titre exceptionnel, il peut autoriser un membre effectif à représenter le C.H.A.F. lors de divers événements. (culturel, historique, patriotique, festif, communal, inaugurations, conférences, etc..)

6°) Le C.A. est tenu de rendre les comptes (activités et gestion)de l’exercice écoulé lors de l’A.G..

7°) Seul le C.A. est habilité à accorder les demandes de remboursement d’achats, de frais et dépenses diverses, planifiées au cours de ses réunions, sur présentation de justificatifs.

8°) En cas de circonstance(s) exceptionnelle(s) (signature d’un contrat d’édition, location et/ou achat de matériel, etc.) le C.A. pourra, sur base de décision actée, donner délégation de signature à un membre effectif désigné nominativement à cet effet et pour la clause dont il est question.

Art. 11. Le C.A. se réunira au moins une fois par semestre et devra réunir au minimum la moitié des Administrateurs afin de prendre ou proposer une décision. En cas d’égalité de voix lors d’un vote, il sera procédé à un second vote. Alors seulement, en cas de nouvelle égalité, la voix du Président ou de l’Administrateur qui le remplace sera prépondérante.

Art. 12. Les décisions du C.A. seront consignées dans un registre prévu à cet effet et consultable par tout membre effectif, sur demande écrite adressée au Président. Le registre sera signé par le Président et le Secrétaire après chaque nouvelle notice.

Art. 13. Le C.A., sur base de candidature(s), désignera et nommera un conservateur des archives qui sera soit un membre du C.A..

Art. 14. Le Président représente le C.H.A.F. en toutes circonstances. En cas d’empêchement, le Président demandera qu’un membre du C.A. le remplace de façon volontaire lors de la manifestation en question.

TITRE 5 : Divers

Art. 15. L’Échevin de la Culture constitue l’interlocuteur privilégié avec l’Administration Communale de la Ville de Fontaine-l’Évêque.

Art. 16. Des finances du C.H.A.F.

1°) Les ressources du Cercle se composent de dons, de subsides des pouvoirs publics et des cotisations des membres. En cas de dissolution, les avoirs seront répartis sur proposition du C.A. et approuvés par l’A.G.. En principe, le patrimoine du Cercle (trésorerie apurée, et   biens) devra être affecté à une fin désintéressée . En aucun cas l’actif ne pourra être partagé entre les membres de l’association mais sera destiné à une autre ASBL, à un groupement, fondation, archivage, etc., poursuivant des buts similaires.

2°) Les membres effectifs paient une cotisation annuelle dont le montant est fixé par l’A.G., sur proposition du C.A..

3°) Le trésorier assure la tenue quotidienne des comptes du C.H.A.F. sous la surveillance du C.A..

4°) L’exercice comptable va du 1^er janvier au 31 décembre. Le trésorier est tenu de présenter un bilan financier en ordre et contrôlé lors de la première réunion annuelle du C.A.. ainsi que lors de l’A.G. (premier semestre).

Art. 17. Les membres effectifs en général et, plus particulièrement les membres du C.A., entre eux, s’engagent à pratiquer mutuellement une courtoisie de bon ton, notamment par l’échange de renseignements et d’informations sans aucune rétention sur les sujets signalés en cours d’étude, en vue de publication.

Art. 18. De même les membres du C.A. s’appliqueront à respecter la déontologie de la référence lors de leurs publications en signalant les sources bibliographiques ou autres ainsi que l’origine ou la propriété des documents et photos reproduits. Ils sont de plus attentifs aux droits de copyright ou de reproduction. En cas de litige à ce sujet, seuls les auteurs sont responsables de leurs propres articles ou publications.

Art. 19. Les dons au Cercle (documents, livres, objets, etc) doivent être répertoriés dans un registre tenu par l’Archiviste et publiés régulièrement dans le bulletin du C.H.A.F. ainsi que sur le site internet (Blog) à l’adresse https://chaf6140.wordpress.com. En cas de dissolution du CHAF, les objets donnés seront restitués aux donateurs ou ses héritiers.